Najcenniejszym zasobem każdego biznesu są ludzie. Kiedy pracownicy są zaangażowani, gotowi do podejmowania wyzwań i chętni do rozwoju, efekty ich pracy często zaskakują nawet samych liderów.
Żeby utrzymać jakość i efektywność pracy na najwyższym poziomie, zwykle organizuje się cykliczne spotkania z kluczowymi pracownikami. Zdarza się jednak, że firmy praktykujące takie rozwiązanie nie odnoszą spektakularnych sukcesów, a czas spędzony na oficjalnych zebraniach okazuje się zmarnowany.
Podczas spotkań zespołowych zapadają ważne decyzje, jest to też przestrzeń do poinformowania pracowników o nowych działaniach i przeanalizowania przebiegu aktualnych. Ponadto odbywają się burze mózgów, które mają pomóc w rozwiązaniu konkretnego problemu, są przedstawiane sugestie i pomysły dotyczące danego projektu, tworzy się plany rozwojowe.
Spotkanie jest prowadzone przez lidera, który precyzyjnie określa jego cel. Należy również wyznaczyć osobę odpowiedzialną za sporządzanie notatek i ich późniejszą dystrybucję. Wartozadbać o spójny schemat zapisków, tak aby były zrozumiałe dla wszystkich, nawet po dłuższym czasie. Dzięki temu będzie można do nich swobodnie wracać, żeby przeanalizować podjęte działania lub sprawdzić, które osoby zostały wyznaczone do poszczególnych zadań.
Złote zasady prowadzenia spotkań
Na co warto zwrócić uwagę, aby osiągnąć zamierzony efekt? Zanim omówię tytułowe zagadnienie, zachęcam do zatrzymania się na elementach, które –mimo że wydają się oczywiste – często nam umykają.
Od czego zacząć?
- Ustal termin spotkań. Jeśli mają być cykliczne, niech będzie to konkretny dzień i godzina, tak aby zebranie stało się nawykiem, który w naturalny sposób będzie motywował do działania.
- Przestrzegaj umówionego czasu. Każdy z pracowników ma zaplanowane zadania (w tym również spotkania z innymi osobami), więc jeśli zebranie ma potrwać dłużej, poinformuj o tym zespół.
- Wypracuj sposób przedstawiania ważnych danych, tak aby każdy z uczestników miał do nich dostęp. Może to być rzutnik lub telewizor podpięty do komputera. Jeśli pracujecie w niewielkim zespole (do 4 osób), wystarczy komputer z dużym ekranem.
- Przygotuj agendę spotkania w formie checklisty. Przy każdym punkcie zanotuj czas, na który się umówiliście. Jeśli tematy będą wydłużane w nieskończoność, a rozmowa zacznie się stawać niekonstruktywna, będziesz mógł łatwo zakończyć dyskusję. Jeśli jakieś zagadnienie będzie wymagało dłuższej analizy, warto rozważyć kolejną rozmowę na jego temat podczas innego spotkania, tylko z grupą osób, których ono dotyczy.
- Zachęcaj do robienia notatek, szczególnie podczas pierwszych spotkań. W trakcie kolejnych uczestnik sam zacznie odczuwać potrzebę wychwytywania najważniejszychdla niego informacji – zwłaszcza dotyczących zadań, które będzie realizował i z których będzie rozliczany.
- Ustal osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania lub ich etapy. Określ też terminyich realizacji. Jednym z elementów następnego spotkania będzie weryfikacja tego, co się wydarzyło, i sprawdzenie, czy zadania, na które się umówiliście, zostały zrealizowane.
- Przygotuj pomieszczenie, w którym będzie się odbywać narada, tak aby każdy widziałsię wzajemnie. Przy stole konferencyjnym jest to zapewnione, możesz jednak również otworzyć przestrzeń – ustawić krzesła w kręgu (pracownicy mogą notować, korzystając z podkładek).
Pięć kluczowych pytań
Przebieg spotkania warto ustandaryzować. Pomoże to jak najlepiej wykorzystać poświęcony czas. Szczególnie istotne podczas takich zebrań są pytania. Mają niezwykłą moc: pozwalają na refleksję nad swoją pracą i zachęcają do kreatywności. Zachęcam, aby uczestnicy – a tym samym osoby odpowiedzialne za wykonywanie konkretnych zadań w organizacji – odpowiedzieli podczas wspólnego spotkania na pięć ważnych pytań:
1. Co się wydarzyło?
To pytanie, skierowane po kolei do uczestników odpowiedzialnych za poszczególne obszary, pozwoli całemu zespołowi zapoznać się zprocesami, które mają miejsce w danym dziale. Dzięki tej wiedzy pracownicy zyskują szerszy obraz firmy, a w konsekwencji łatwiej jest im wypracowywać wspólne rozwiązania i wspierać swoimi pomysłami usprawnianie kolejnych procesów
2. Z czego jestem naprawdę dumny?
Liderom często umykają kwestie ważne dla podwładnych. Dzięki włączeniu tego pytania w schemat rozmowy uczestnik będzie zobligowany pochwalić siebie bądź swój zespół za konkretne osiągnięcia. To daje przestrzeń do refleksji nad zadaniami i jakością ich wykonywania, motywuje też do osiągania kolejnych sukcesów. Czy może się zdarzyć, że osoba nie jest dumna ze swojej pracy? Incydentalnie tak, jednak jeśli ten stan się powtarza, to jak to świadczy o nim jako osobie odpowiedzialnej za realizację zadań?
3. Co można było zrobić lepiej?
Równie przydatne jest zastanowienie się nad tym, co nie zostało zrealizowane zgodnie z naszymi założeniami. Być może popełniono jakieś błędy, do których warto się odnieść, aby więcej ich nie powtarzać? Jest to też czas na rozmowę o tych rzeczach, które nie wymagają naprawy, ale ulepszenia, zautomatyzowania. To pytanie nastawione jest na szukanie rozwiązań i dążenie do poziomu mistrzowskiego.
4. Jakie wyciągam wnioski?
Skoro są rzeczy warte naprawienia, należy się pochylić nad pytaniem, czego nas uczy dana sytuacja. Każdy może popełnić błąd, ale niedopuszczalne jest ich notoryczne powtarzanie, niedążenie do poprawy, niedokonywanie zmian – taka postawa jest zagrożeniem dla zespołu. Wyciąganie wniosków z własnych pomyłek jest szczególnie cenną umiejętnością.
5. Jakie mam plany na kolejny okres?
Na tym etapie osoba odpowiadająca za konkretną czynność lub dział określa najważniejsze sprawy na najbliższy czas (do kolejnego spotkania). Wypowiedzi poszczególnych osób i deklarowane rozwiązania wraz z terminami bezwzględnie powinny być notowane. Na kolejnym zebraniu należywrócić do tematu i zweryfikować realizację zadań. Systematyczne analizowanie wszystkich spraw zwiększa motywację pracownika do wywiązania się z deklaracji.
Poprzez zadawanie pytań liderzy zachęcają do myślenia. Pobudzają u swoich pracowników
kreatywność, dzięki której powstają nowe pomysły i rozwiązania. Budują relacje i rozwiązują
problemy. Tworząc nawyk cyklicznych spotkań, budują zespoły marzeń.
Życzę ci powodzenia w tworzeniu takiego zespołu!
Jeśli chcesz się podzielić swoją opinią lub doświadczeniem, napisz do mnie na adres beata@businessmasters.pl.
Beata Lipska
Konsultant biznesowy
Wiceprezes Zarządu Business Partners
