„Rzeczy wielkich nie osiąga się w pojedynkę!”
Pomimo, że większość liderów zdaje sobie z tego sprawę, wielokrotnie zderzają się z sytuacją, w której współpracownicy nie wykonują powierzonych im zadań. W najlepszym wypadku realizują je niezgodnie z oczekiwaniami co sprawia, że wizja ponadprzeciętnych wyników okazuje się spektakularną porażką.
Dlaczego tak się dzieje ?
Główną przyczyną jest nieumiejętne delegowanie obowiązków. Co zatem zrobić, aby jej uniknąć i osiągnąć sukces. Na początku należy odpowiedzieć sobie na pytanie co oznacza delegowanie i dlaczego znaczna część menadżerów niechętnie korzysta z tego narzędzia.
Delegowanie, to przekazanie podwładnym obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Jedną z najważniejszych umiejętności managerskich jest właśnie poddanie się temu procesowi. Nie jest to proste posiadając przekonania, że pracownik nie dysponuje wszechstronną wiedzą do zrealizowania zadanie na satysfakcjonującym poziomie, a ponadto nie popełni przy tym znaczących błędów.
Jak zatem w umiejętny sposób podzielić się obowiązkami i osiągać spektakularne sukcesy?!
Rozwiązaniem jest zastosowanie 5 zasad skutecznego delegowania:
1. Jasno określony cel
Podczas delegowania obowiązków należy zadbać o to, aby przekazać pracownikowi niezbędny zakres informacji wraz z kompetencjami jakie posiada do wykonania zadania.
Wzbudzenie poczucia odpowiedzialności, wielokrotnie przekłada się na wzmocnienie motywacji. Działania jakie pracownik ma wykonać powinny być dostosowane ambitnie ale i realnie do poziomu wiedzy i doświadczenia.
2. Realny czas
Określenie ram czasowych, jest kluczowe do wykonania zadania bez opóźnień. W przypadku wieloetapowych zadań warto ustalić daty a jeśli to konieczne nawet godziny. Terminy muszą być realne, ale jednocześnie stanowiące wyzwanie. Dobrą praktyką jest zachowanie marginesu czasowego na wypadek wystąpienia opóźnień.
3. Słuchanie, a nie narzucanie
Zachęcenie pracownika do przedstawiania swoich propozycji niejednokrotnie przyczynia się do powstania nowych rozwiązań. Zaangażowanie w realizacje swoich pomysłów pozwala na rozwój pracownika. Na tym etapie też, przełożony ma szansę zorientować się czy podwładny dobrze zrozumiał cel i wykonanie w ustalony sposób. Aby uniknąć nieporozumień, warto poprosić o opisanie swoimi słowami wykonanie zadania.
4. Wspieranie
Udzielenie pracownikowi odpowiedniego wsparcia poprzez przekazanie informacji, kto może służyć pomocą w jego realizacji, ustalenie priorytetów, zagrożeń jakie mogą się pojawić przyczynią się do wyeliminowania oczywistych błędów jak również pozwoli na zaoszczędzenie czasu.
Nikt, nie jest doskonały, a błędy popełnia każdy. Dając zgodę na brak wiedzy można uniknąć wielu nieoczekiwanych sytuacji, choćby dlatego, że pracownik będzie miał odwagę na poinformowanie o wystąpieniu niepożądanej sytuacji i świadomość wsparcia przed zaistnieniem nieodwracalnego w skutkach zdarzenia.
5. Monitorowanie i kontrola
W zależności od poziomu umiejętności i doświadczenia należy uzgodnić z pracownikiem sposób monitorowania postępów pracy. Jeżeli zadanie jest pracochłonne, warto zaplanować odpowiednią ilość spotkań. Podział na kluczowe etapy zadań zwiększy jego dyscyplinę i pozwoli na wyeliminowanie nieprawidłowości. Ważne na tym etapie jest ustalenie formy komunikowania się, z jaką częstotliwością ma wystąpić i jak szczegółowo etapy procesu mają być przekazane.
Podstawową zaletą delegowania zadań jest wzrost produktywności. Przekazanie odpowiedzialności pracownikom pozwala managerowi na porządne zarządzanie i opracowywanie strategii. Właściwe dopasowanie zadań wpływa na zwiększenie tempa prac i jakość wykonania.
Nie należy jednak zapominać, że jest to idealne narzędzie motywujące do działania. Wzbudza to świadomość docenienia i daje pracownikowi możliwość rozwoju swoich umiejętności. Praca z managerem to świadomość wspólnego celu co wzmacnia zaangażowanie i przynależności do firmy.
Beata Lipska
Konsultant biznesowy
Wiceprezes Zarządu Business Masters
