Trzy etapy rekrutacji w drodze do idealnego zespołu

Czy kiedykolwiek, patrząc na wykonywanie obowiązków przez konkretnego pracownika, pomyślałeś, że to właściwy człowiek na właściwym miejscu? A może z rozmarzeniem przyglądałeś się pracy zespołu, w którym każdy wie, co należy do jego zadań? I… ze smutkiem stwierdzałeś, że to nie Twój zespół

Dobra wiadomość jest taka, że budowanie wymarzonego zespołu zaczyna się od dobrej rekrutacji.

Nie jest to jednak jej jedyny cel. Badania dowodzą, że sposób przeprowadzania rekrutacji ma wpływ na kształtowanie wizerunku pracodawcy w oczach potencjalnych pracowników. Przebieg tego procesu będzie miał odzwierciedlenie w ich opiniach. Przy dzisiejszym dostępie do mediów społecznościowych odczucia kandydatów mogą szybko obiec rynek pracy, dlatego ważne jest zrobienie dobrego wrażenia nie tylko na osobie, która najbardziej nam się spodobała, ale na każdym, z kim rozpoczęliśmy proces rekrutacji.

Dobrze przeprowadzona rekrutacja to początek budowania wymarzonego zespołu, czyli grupy ludzi, którzy doskonale się rozumieją i czują wspólny cel. Odpowiednie dopasowanie do siebie poszczególnych osób jest przepisem na sukces firmy.

Natomiast źle przeprowadzony proces będzie nas kosztował więcej, niż myślimy. Nie tylko będziemy sfrustrowani, ale też stracimy czas i pieniądze. Zatrudnienie nowej osoby wymaga poświęcenia czasu, opłacenia jej pracy, szkoleń, a także zaangażowania dotychczasowych pracowników, którzy pomogą jej się wdrożyć.

Rekrutacja zaczyna się już na etapie definiowania, kogo tak naprawdę potrzebujemy. Nie można zapominać o określeniu poziomu kompetencji, wartości i talentów, jakich oczekujemy od kandydata.

Jakie kroki należy podjąć, aby nie popełnić błędów podczas rekrutacji?

Po pierwsze należy stworzyć opis stanowiska, na które zatrudniamy pracownika. Najważniejsze elementy, jakie powinien zawierać, to:

Po drugie powinniśmy się zastanowić, czego oczekujemy od idealnego kandydata. Warto w tym celu stworzyć listę konkretnych umiejętności niezbędnych do pracy na danym stanowisku, a także kompetencji miękkich i preferowanego doświadczenia zawodowego. Odpowiedz sobie na pytania:

Jakich umiejętności technicznych i organizacyjnych wymagasz od kandydata?
Jakie kluczowe kompetencje miękkie (np. komunikatywność, otwartość na zmiany, dążenie do celu) powinien mieć?
Jakie są Twoje oczekiwania w kontekście wykształcenia, ukończonych kursów lub szkoleń?
Jakie doświadczenie zawodowe (lata i obszar praktyki) ma mieć przyszły pracownik
Jaki obszar specjalizacyjny Cię interesuje?

Dzięki tym zagadnieniom opracujesz właściwe ogłoszenie o pracę.

Sposób rekrutacji

Gdy mamy już stworzony profil kandydata i opis jego stanowiska, wybieramy sposób rekrutacji. Możemy oczywiście przeprowadzić ją samodzielnie. W tym przypadku piszemy ogłoszenie i umieszczamy je np. w odpowiednich portalach internetowych, gazetach lokalnych, urzędach pracy.

Inną metodą jest poszukiwanie pracownika przez agencję zatrudnienia. W tym przypadku podpisujemy z taką agencją umowę, na podstawie której zlecamy profesjonalne przeprowadzenie rekrutacji. Możemy też skorzystać ze współpracy z agencją: przez pewnie okres pracownik jest zatrudniany przez firmę, która świadczy nam usługi. Zatrudnienie takiej osoby nie może co do zasady przekraczać 18 miesięcy.

Jeżeli decydujemy się na samodzielne prowadzenie procesu rekrutacji, po opublikowaniu ogłoszenia dokonujemy wstępnej selekcji kandydatów na podstawie przesłanych aplikacji (CV, list motywacyjny itp.).

Wielokrotnie doświadczyłam, że kandydaci próbują szczęścia, wysyłając swoje CV bez głębszej analizy, czy to właśnie jest ich oczekiwane miejsce pracy. Znajdą się i tacy, którzy będą chcieli poćwiczyć rozmowy rekrutacyjne, aby przygotować się do tej właściwej. Mogą się też pojawić osoby, które zechcą tylko sprawdzić swoją wartość na rynku, a w istocie nie szukają pracy. Dlatego duża liczba zgłoszeń nie zawsze oznacza, że będziesz miał z czego wybierać – przygotuj się na to.

W odsianiu niepożądanych aplikacji może pomóc ankieta doprecyzowująca, która pozwoli Ci zebrać więcej informacji na temat doświadczenia i kompetencji kandydatów. Wysłanie ankiety wraz z zadaniem (nawet prostym) do osób, które złożyły CV, pozwoli Ci wyłonić kandydatów, którzy są poważnie zainteresowani pracą w Twojej firmie.

Dodatkową korzyścią z takiego rozwiązania jest sprawdzenie sumienności potencjalnego pracownika. Wypełnienie ankiety nie powinno zająć więcej niż 7 dni, optymalnie są to 3 dni (jasno to określ). Terminowa odpowiedź to szansa na dobrą współpracę, natomiast jeśli kandydat spóźnia się już na etapie rekrutacji, to możesz się obawiać podobnych problemów w przyszłości.

Bardzo ważne jest, abyś Ty również dotrzymywał umówionych terminów i innych ustaleń – to wyraz Twojego profesjonalizmu. Pamiętaj, że w tym procesie nie tylko oceniasz potencjalnych pracowników, ale i Ty sam jesteś oceniany. Kandydaci rzadko kiedy wybierają pierwszą lepszą pracę, zwykle sprawdzają pracodawców i decydują się na miejsce, w którym traktuje się ich z szacunkiem. Jeśli więc zależy Ci na jak najlepszej osobie – zadbaj o nią już podczas rekrutacji.

Kiedy wybierzesz już kandydatów, którymi jesteś zainteresowany, czas na rozmowę telefoniczną. Na tym etapie rekrutacji możesz zapoznać kandydata z ważnymi aspektami pracy, których nie zawarłeś w ogłoszeniu (jak choćby możliwość pracy w godzinach nocnych), i zapytać o okres wypowiedzenia w aktualnej pracy. Na podstawie wyników rozmowy możecie też wspólnie uznać, że na tym zakończycie współpracę – będzie to wyraz szacunku do Waszego czasu.

Kolejnym etapem jest spotkanie on-line lub off-line.

Umówcie się na nie, uzgadniając:

Datę
Godzinę
Adres/komunikator
Szacowany czas rozmowy. Dobrą praktyką jest wysłanie wiadomości SMS lub e-mail z powyższymi ustaleniami. Dzięki temu kandydat poczuje się „zaopiekowany”, a jednocześnie zobowiązany do poinformowania potencjalnego pracodawcy, jeśli z jakiegokolwiek powodu nie będzie mógł uczestniczyć w spotkaniu.

Rozmowa

Kolejnym – i zwykle już ostatnim – etapem rekrutacji jest rozmowa (na żywo bądź, coraz częściej, on-line). Na tym etapie nastąpi zapoznanie się z firmą i określenie konkretnych oczekiwań względem przyszłego pracownika. Należy pamiętać, aby już na początku zakomunikować kandydatowi cel spotkania.

Przygotuj listę pytań, które chcesz zadać. Pozwoli Ci to na swobodne prowadzenie konwersacji i zapobiegnie sytuacji, w której nie będziesz miał pomysłu, o co zapytać. Notuj przebieg rozmowy na przygotowanym do tego kwestionariuszu z danymi kandydata – dzięki temu będziesz wiedział, czyje są to odpowiedzi.

Jeśli jest taka możliwość, w komisji rekrutacyjnej powinny się znaleźć dwie osoby. Każdy człowiek jest inny i może zwrócić uwagę na elementy, których nie dostrzeże kolega. Pomaga to też w zapisywaniu odpowiedzi – kiedy jeden z rekruterów zagłębia się w dyskusję, drugi notuje.

Pytania jakie warto zadać, aby określić zaangażowanie i motywację pracownika do pracy, to choćby:

Dlaczego wybrałeś/wybrałaś naszą firmę?
Co wiesz o naszej firmie?
Co szczególnie zwróciło twoją uwagę w ofercie?
Czego oczekujesz od pracy w naszym zespole?
Gdzie widzisz się za pięć lat?
Dlaczego chcesz zmienić pracę?
Co cię motywuje do pracy?
Jakie są twoje silne strony?
Co uważasz za swój największy sukces?
Jakie są twoje słabe strony i największe wady?
Jaka była twoja największa porażka zawodowa i jak sobie z nią poradziłeś/poradziłaś?

Podczas rozmowy rekrutacyjnej nie możesz jednak pytać o:

Stan cywilny, życie prywatne
Stan zdrowia i choroby
Planowanie potomstwa lub liczbę dzieci;
Religię
Poglądy polityczne
Niekaralność (jeśli nie jest to wymagane w przypadku danego stanowiska)

Zadbaj o to, żeby po rozmowie kandydat wiedział, jakie są dalsze kroki, a zwłaszcza czy przekażesz informację o wynikach rekrutacji wszystkim, czy tylko wybranym osobom. Dobrą praktyką jest kontakt z każdym, kto dotarł do tego etapu – to wyraz szacunku i podziękowania za poświęcony na rekrutację czas. Na zakończenie spotkania poinformuj, w jakim terminie i w jakiej formie (telefonicznie czy e-mailowo) skontaktujesz się z kandydatem.

Spotkania rekrutacyjne najlepiej przeprowadzać jedno po drugim tego samego dnia. Jeśli tyko pozwala Ci na to czas, zaplanuj je właśnie w taki sposób. Bądź też przygotowany na to, że część kandydatów może się nie pojawić na rozmowie i Cię o tym nie uprzedzić. Pamiętaj o tym przy planowaniu kalendarza – zastanów się, jak możesz wykorzystać przestrzeń, która pojawi się w ostatniej chwili.

Na zakończenie przypomnę to, co napisałam na początku – dobra rekrutacja to początek budowania dobrego zespołu. Jeśli przeprowadzisz ten proces z uważnością i szacunkiem, dasz swojej firmie szansę na dobrą współpracę i efektywną pracę.

Powodzenia!